ソフトウェア・ライセンス回収の自動化で数百万ドルのコスト削減

ソフトウェア・ライセンスとメンテナンスは、IT 予算の中でも金額の大きな勘定科目です。 ソフトウェア・プロジェクトに投じられる金額は IT 予算の 30% を超えています。 ソフトウェアは、生産性を向上し、顧客との関係を構築する資産であり、ライバル企業を引き離す有効な手段でもあります。 アプリケーションは、ダウンロードされ、組織内に広くインストールされることもありますが、短期のプロジェクトや特定の問題解決を目的としている場合もあります。 当初の目的を果たし、不要になってしまったソフトウェアは、使われないままデバイスに放置されることも多く、これらはライセンスを無駄に消費するだけでなく、保守費の無駄使いにもなります。 経費削減を検討している IT 部門にとって、このような使われていないソフトウェア、あるいは活用度の低いソフトウェアは格好のターゲットであり、莫大な経費節減の源泉ともなります。

ソフトウェアの再利用あるいは回収作業は、社内におけるソフトウェア・ライセンスの消費を削減して、必要に応じて再利用する取り組みです。 このブログでは、エンドユーザー・ソフトウェア・ライセンスを再利用する従来の方法とその限界について考察し、その上で最大限の経費削減効果を得るためにはどのような自動化が必要かについて説明します。

従来のソフトウェアの再利用

ソフトウェア再利用の従来の方法は、以下に示すような 4 つの基本ステップで構成されます。 この方法は、手作業で行われることが多く、再利用の対象が価値の高いアプリケーションの場合は、再利用プロジェクトといった形で実施されることもあります。

ステップ 1:ライセンスの消費状況を把握する

正確な利用状況を把握せずに、ライセンスの無駄な消費を削減しようとしても効果はほとんどありません。 そのため、最初のステップは、ライセンスが消費されている場所、利用者、使用デバイスなどを判断するための、正確なソフトウェア資産管理インベントリ情報の収集です。 ソフトウェアのライセンス体系は複雑で、ライセンス方法はベンダーごとに異なりさまざまな方法があります。 エンド・ユーザー・ソフトウェアの場合、デバイス単位あるいはユーザー単位が最も一般的です。 デバイスベースのライセンスの場合、そのデバイスの利用者が分かります。ユーザーベースのライセンスの場合は、利用者のほかに、使用デバイスを知ることができます。

ステップ 2:使用状況を把握する

ライセンスを消費しているデバイスとユーザーを把握したら、次に再利用対象の最有力候補を見極める必要があります。 まず、そのソフトウェアを頻繁に使っているユーザーを除外します。 よくある方法が、直近の X 日間、ソフトウェアが使われているケースを除外する方法です。 しきい値としては、90 日間が一般的ですが、再利用対象のアプリの種類に応じて、この期間は増減してもよいでしょう。

ステップ 3:対象候補を調整する – ユーザーへの確認

IT 部門がユーザーに対して絶対的な権限をもっているのであれば、使用頻度の少ないデバイスからアプリケーションをアンインストールしてしまうというのも一案です。 しかし、現実を考えると、デバイスからソフトウェアをアンインストールする前に、そのエンドユーザーに前もって伺いを立てるのがベストでしょう。 たとえば、対象のソフトウェアをあまり使用していないユーザーのリストを作成し、そのユーザー宛てにメールを送り、ソフトウェアを使っていないことを指摘した上で、もう必要ないかどうかを尋ねるのが一番簡単な方法です。

ステップ 4:デプロイメント管理者と協力してソフトウェアをアンインストールする

この時点で、ソフトウェア・ライセンスの再利用対象となるデバイスまたはユーザーのリストが手に入っているはずです。 ここで、ソフトウェア・デプロイメント・システムの管理者とリストを共有して、アプリケーションを削除する設定をしてもらいます。 この工程は、管理者に時間的に余裕がなかったり、最優先事項がユーザーの生産性確保だったりする場合には、時間がかかることがあります。

ステップ 5:結果を検証する

しばらくすると、ソフトウェア資産の管理システムから、ソフトウェア・ライセンスの使用数が減り、その結果として、多額の経費を削減できたという知らせがあるはずです。

従来の方法の限界

数字的に見た場合、上で説明したような手作業によるアプローチは、わかりやすく効果的で、ある程度のメリットはあるでしょう。 しかし、万一うまくいかなかった場合、ユーザーから集めた情報の照合、ソフトウェアを削除してもらうためのソフトウェア・デプロイメント・チームとの調整作業はすべて水の泡です。 また、この方法は、IT 技術者による調整を必要とする非常に作業工数の多いアプローチでもあります。 ソフトウェアの回収作業は、社内を巻き込む手作業による取り組みであるため、せいぜい一年に一度がいいところで、実利を得られない可能性もあります。

スタンドアロンのソフトウェア資産管理システムでは、これが限界です。

再利用の効果を最大限引き出そうとすれば、ソフトウェアの資産管理だけでは無理があります。 カバー範囲の広いソフトウェア・ライセンス最適化プログラムの使用が不可欠です。つまり、ソフトウェア・デプロイメント・システムとシームレスに連携し、エンドユーザーとの交渉を自動的に行い、そして回収作業を実行するのではなく回収用のポリシー定義を可能にして、そのときだけのプロジェクトではなく継続ベースでの実施を可能にするプログラムが必要です。

再利用をキャンペーンとして自動化する

実際のところ、再利用の自動化は、従来の再利用でも重要側面として捉えられ、継続的に実施されるキャンペーンとして自動化されています。 また、そのアプローチも、作業ベースの手法からポリシーベースの手法へと変化しています。 FlexNet Manager Suite と App Portal が連携することで、自動化ソリューションが実現します。

以下は、自動化された再利用ソリューションの主な特長です:

  • ソフトウェア資産管理システムでソフトウェア・ライセンスを消費しているものの、頻繁に使用されていないデバイスを自動で検索する
  • 当該ソフトウェアを使わなくなったタイミングでユーザーに自動で通知し、ソフトウェアの必要性の有無を確認する
  • 簡単かつシンプルな応答手段をユーザーに提供する。ユーザー自身がそのソフトウェアの必要性を判断して、自身でソフトウェアを削除できる機能を与えます。 理想としては、将来、ソフトウェアを再インストールするための再申請手段の提供も望まれます。
  • アンインストールの自動化 – ソフトウェアが削除された場合、ソフトウェア・デプロイメント・システムに自動で接続して、ソフトウェアの削除を開始し、結果をモニタリングします。
  • アプリケーションごとに回収ポリシーを設定する。たとえば、アプリケーションのアクティブな使用状況を判断するためのしきい値や、ユーザーにリマインダーを送信する頻度などを設定します。

まとめ

ソフトウェア資産管理システムは、ソフトウェア・ライセンスを再利用するための基盤です。 有効活用していただくために、全体的なソフトウェア・ライセンス最適化プログラムの一環として、ソフトウェア・ライセンスの再利用キャンペーンの自動化を検討することをお勧めします。 お客様の成功事例は以下でご覧いただけます。

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