複雑なライセンス・ワークフローとソフトウェア・リクエスト・ワークフローへの対処法

ソフトウェア・リクエスト・プロセスが複雑に入り組んでいたり、別のビジネス・システムから抜け出せなくなったりしていませんか?

エンド・ユーザーがセルフサービス・ソフトウェアを使用できるようにすることで得られるメリットには、多くの組織が魅力を感じています。 管理者の負担を和らげ、ガバナンスの強化ができるからです。

ユーザーにスムーズなセルフサービスを体験してもらえるようにするには、気が遠くなるような作業が必要なことがあります。 従業員にとっては単純と思えるリクエストであっても、最終的に彼らのデバイスにインストールするまでに多種多様のシステムと手動プロセスを経由しなければならないことがあります。

非常に長い時間を費やすリクエスト・プロセスを解決するには、以下のような改善策が考えられます。

  • シンプル化:プロセスを見直して調整し、不要な手順を取り払う。
  • 自動化:自動化によって作業を実施する適切なチームにリクエストを渡してから、次のステップに進むためのリクエストを承認する。
  • 自社のシステムとキャパシティの把握:最初のリクエスト、承認、ソフトウェアの配布を処理するのはどのシステムか?ワークフロー・プロセスや記録の IT システムに関する社内標準はあるか?

最初のステップは、プロセスを文書化することです。 紙の上に書き出すことは時間がかかるかもしれませんが、複雑なプロセスを一目で把握するには最善の方法です。

シンプル化するために既存プロセスを再設計するのは魅力的な方法であるように思えます。 ただし、セキュリティ、互換性、ライセンス承認への要求が高まっている状況では、この方法が使えない場合があります。 再設計に際しては、チームが抱えるこうしたさまざまな責務や、複雑化した今日のデバイスなどの状況も考慮に入れなくてはなりません。

スイム・レーンを使用してプロセスをマッピングすれば、各チームが承認する必要のある領域を簡単に把握することができます。以下のスイム・レーン図の例では、その点が強調して描かれています。承認手順をマッピングする場所は、ここに描いてある接触ポイントが最適です。この例では、特定のビジネス・オーナーによる購入と承認が必要な場合に備えて、ソフトウェア資産管理チームの実行するステップが追加されています。

ワークフローに関する社内標準があり、それにも準拠しなければならない場合は、最初の発注の追跡や利用可能なライセンスのチェック、ワークフロー・エンジンへの受け渡しを処理できるエンタープライズ・アプリケーション・ストアで従業員にアプリケーションをリクエストしてもらうことができます。多くの場合、お客様の側ですでに BMC や ServiceNow のような ITSM ツールが導入されています。こうしたツールが API を提供してさえいれば、本当にどのようなことでも可能です。その場合、リクエスト・プロセスで集められた情報はすべてワークフロー・ツールに転送されます。 リクエストは承認または却下されると、アプリケーション・ストアに戻されます。 承認された場合は、アプリケーション・ストアが AirWatch、MobilIron、SCCM やクラウド・アプリケーションのプロビジョニングなどの適切なシステムを通じてアプリケーションの配布をトリガーします。

要するに、強力で柔軟性に優れた Flexera App Portal により困難に思える問題に対して多くのソリューションがもたらされます。

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